Privacybeleid Rotterdam Topsport

25 mei 2018

Stichting Rotterdam Topsport (RT) is een private stichting die zich, in opdracht van de gemeente Rotterdam, richt op het verwerven en organiseren van topsportevenementen, het ondersteunen en adviseren van topsportverenigingen en talentencentra, het adviseren ten aanzien van topsportaccommodaties en het creëren van de beste omstandigheden voor talenten om zich te kunnen ontwikkelen. Daarbij gaan wij samenwerkingen aan met het bedrijfsleven en hanteren wij integrale marketing- en communicatiestrategieën, om evenementen op innovatieve en grensverleggende wijze onder de aandacht te brengen. Dit betekent dat wij op verschillende levels relaties aangaan en contacten onderhouden met onze partners, sponsoren, sporters en overige contacten, waaronder media, (sport)bonden en verenigingen. Dat noodzaakt ons om persoonsgegevens te verwerken. Wij gaan daar zo zorgvuldig mogelijk mee om. In dit privacybeleid leest u welke gegevens wij verwerken, wat wij daarmee doen en wat uw rechten zijn ten aanzien van deze gegevens.
 

Soort persoonsgegevens die wij verwerken

Voor de uitvoering van onze doelstellingen vragen en verwerken wij alleen die persoonsgegevens die hiervoor minimaal noodzakelijk zijn. Afhankelijk van het doel van de verwerking, gaat het om de volgende persoonsgegevens:
 

- Voorletters, voor- en achternaam

- Adresgegevens

- E-mailadres

- Telefoonnummer

- Geslacht

- Geboortedatum

- Bedrijf waar u werkzaam bent en uw functie

- Twitter- en LinkedInadres

- Foto’s en filmpjes

- Curriculum Vitae (CV)
 

De doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken

De voornaamste doeleinden waarvoor wij uw gegevens verwerken zijn:
 

a. Om een overeenkomst aan te kunnen gaan en daaraan uitvoering te kunnen geven

Wij gebruiken bijvoorbeeld uw naam, telefoonnummer en e-mailadres om contact met u te onderhouden over de uitvoering van de overeenkomst.

 

b. Om u uit te kunnen nodigen voor één van onze evenementen en uw deelname te faciliteren

Een belangrijk doel van onze organisatie is het (mede)organiseren van (topsport)evenementen. Wij hebben er een gerechtvaardigd belang bij om u, als partner, sponsor of andere relatie, daarvoor uit te kunnen nodigen en, indien u deelneemt, uw aanwezigheid zo goed mogelijk te kunnen faciliteren.
 

c. Om een nieuwsbrief te kunnen toezenden

Indien u zich hiervoor heeft aangemeld, gebruiken we uw e-mailadres om u via onze nieuwsbrief op de hoogte te houden van alle ontwikkelingen binnen de topsport in Rotterdam, de aankomende activiteiten en topsportevenementen en alle overige informatie die voor u relevant kan zijn met betrekking tot onze organisatie.
 

d. Als u meedoet met een actie of andere (mini)evenementen

Via onze sociale media kanalen organiseren wij regelmatig acties, zoals de ‘Win kaarten actie’. Mocht u een gelukkige winnaar zijn, dan gebruiken we uw contactgegevens om de door u gewonnen kaarten aan u te kunnen toezenden.
 

Daarnaast vinden er ook tijdens onze evenementen regelmatig acties of (mini)evenementen plaats zoals sportwedstrijdjes, exposities of workshops. Organisatorisch is het voor ons dan van belang om te weten wie er deelnemen. Bovendien kunnen we u zo van informatie voorzien over de tijd en plaats en u vlak voor het evenement een herinnering sturen of, als u een van de gelukkigen bent die een prijs wint, daarover contact met u opnemen.

 

e. Indien u een vraag aan ons stelt via social media

Wij houden ons via de social media kanalen beschikbaar om vragen te beantwoorden die te maken hebben met Rotterdam Topsport en alle evenementen en activiteiten die wij organiseren. Indien u een vraag aan ons stelt, dan verwerken we uw accountgegevens om uw vraag te kunnen beantwoorden.

 

f. Om een poster te kunnen toezenden van een aankomend evenement

Als Rotterdam Topsport evenementen organiseert dan gebruiken wij uw contactgegevens om een poster te kunnen toezenden die u voor ons ophangt ter promotie van dat evenement. Onze contacten zijn bijvoorbeeld scholen, die voor het gebruik van de contactgegevens toestemming hebben gegeven.

 

g. Promotie van een topsportevenement of een nieuw sponsor-/ partnerschap

Om terug te kunnen kijken op een evenement of om een evenement te kunnen promoten plaatsen wij foto’s en eventueel filmpjes van het evenement op de website en/of onze social media platformen, waarop u als deelnemer te zien kunt zijn. Omdat het (mede)organiseren van evenementen een kernactiviteit is van onze organisatie, hebben wij er een gerechtvaardigd belang bij om hieraan kenbaarheid te geven. Social media is daarvoor bij uitstek hèt platform en via foto’s en (eventueel) filmpjes kunnen we een juiste indruk geven van de evenementen.

Omdat Rotterdam Topsport grotendeels afhankelijk is van de samenwerkingen met sponsors en andere partners die een bijdrage leveren aan onze doelen, hebben wij een gerechtvaardigd belang om nieuwe samenwerkingen met sponsors of andere partners bekend te maken via de website en social media met foto’s en tekst.

- Recht op bezwaar: U heeft, op grond met uw specifieke situatie verband houdende redenen, het recht om op elk moment bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens, althans uw zichtbaarheid op een foto of filmpje, voor de promotie van een topsportevenement of een nieuwe samenwerking.
 

h. Ondersteuning, begeleiding en promotie van topsporters en talenten

Topsporters en talenten met een NOC*NSF status, selectieleden van een door Rotterdam Topsport ondersteunde topsportvereniging en talenten die deel uitmaken van een Regionaal Trainingscentrum worden door Rotterdam Topsport ondersteund en begeleid. Wanneer u als sporter door ons wordt ondersteund en begeleid, is het van belang dat wij persoonsgegevens van u verwerken. Daarnaast kunnen voor promotie van zowel u als het talentontwikkelingsprogramma van Rotterdam Topsport foto’s en (eventueel) filmpjes van u op de website en/of sociale media kanalen worden geplaatst.

 

i. Samenwerking met media, (sport)bonden, gemeente Rotterdam en verenigingen

Voor het bereiken van de doelstellingen van Rotterdam Topsport is informatie-uitwisseling met (sport)bonden, gemeente Rotterdam en (topsport)verenigingen en verspreiding van informatie over bijvoorbeeld topsportevenementen en andere activiteiten via de media van noodzakelijk (en gerechtvaardigd) belang. Om die contacten te leggen en te onderhouden gebruiken wij uw naam, telefoonnummer en e-mailadres.

 

j. Werving en Selectie

Rotterdam Topsport zoekt met regelmaat enthousiaste medewerkers, om het team te versterken. Om uw geschiktheid te kunnen beoordelen, indien u op een vacature reageert of indien u een open sollicitatie doet, zullen we uw CV en uw eventuele sollicitatiebrief verwerken.

 

Cookiebeleid en wifi

 

Wij maken uitsluitend gebruik van analytische cookies. Deze gebruiken we om te analyseren hoe onze website wordt gebruikt, bijvoorbeeld hoe vaak onze website wordt bezocht, op welke pagina u op onze website aankomt, op welke pagina’s het meest wordt geklikt. De informatie die dit oplevert wordt weer gebruikt om de werking van de website te verbeteren. De gegevens worden zo veel mogelijk geanonimiseerd en worden niet aan derden verstrekt.

 

Daarnaast bieden wij aan de bezoekers van Rotterdam Topsport de mogelijkheid om gebruik te maken van ons WIFI netwerk. Om u toegang te kunnen verlenen, wordt de naam van het device waarmee u inlogt, het IP adres en het MAC adres geregistreerd. Er wordt op de wifi (en ook vaste) netwerken echter niets opgeslagen. Zodra u het wifi Netwerk verlaat, zullen daarmee ook de genoemde gegevens verdwijnen.

 

Bewaartermijnen

 

Wij bewaren de gegevens niet langer dan voor de verwerkingsdoeleinden noodzakelijk is. Dat wil zeggen dat wij de gegevens bewaren zolang dat nodig is om de gevraagde diensten uit te voeren en de overeenkomsten na te komen. Uitgezonderd hiervan zijn de gegevens die wij langer moeten bewaren omdat de wet ons dit verplicht.

 

Privacymaatregelen

 

De persoonsgegevens worden opgeslagen op beveiligde servers. Wij nemen daarnaast passende beveiligingsmaatregelen om misbruik van en ongeautoriseerde toegang tot uw persoonsgegevens te voorkomen. Zo zorgen wij dat alleen de noodzakelijke personen toegang hebben tot de gegevens, dat de toegang tot de gegevens afgeschermd is en dat onze veiligheidsmaatregelen regelmatig gecontroleerd worden.
 

Verstrekken persoonsgegevens aan andere partijen

 

Wij verstrekken geen persoonsgegevens aan andere partijen (derden), tenzij dit noodzakelijk is voor de uitvoering van de overeenkomst en/of dienstverlening of indien u daarvoor toestemming heeft gegeven.

 

Daarnaast kunnen wij verplicht zijn om persoonsgegevens te verstrekken, bijvoorbeeld op basis van een gerechtelijk bevel of bij het doen van aangifte van strafbare feiten.
 

Uw Privacyrechten

 

U heeft het recht om uw persoonsgegevens in te zien, te laten corrigeren of verwijderen. Daarnaast heeft u het recht om de eventuele toestemming voor de gegevensverwerking in te trekken of bezwaar te maken tegen de verwerking van uw persoonsgegevens door Rotterdam Topsport. Ten slotte heeft u het recht op gegevensoverdraagbaarheid, dat inhoudt dat u een verzoek kunt indienen om de persoonsgegevens die wij van u hebben in een computerbestand naar u of een ander, door u genoemde organisatie, te sturen. U kunt een verzoek tot inzage, correctie, verwijdering, gegevensoverdraging van uw persoonsgegevens of verzoek tot intrekking van de toestemming of bezwaar op de verwerking van je persoonsgegevens sturen naar info@rotterdamtopsport.nl.

 

Autoriteit Persoonsgegevens

 

Wij helpen u uiteraard graag als u klachten heeft over de verwerking van uw persoonsgegevens. Mocht u er desondanks toch niet samen met ons uitkomen, dan heeft u op grond van de privacywetgeving ook het recht om een klacht in te dienen bij de privacytoezichthouder, de Autoriteit Persoonsgegevens. U kunt hiervoor contact opnemen met de Autoriteit Persoonsgegevens

 

Wijzigingen

 

Dit privacybeleid kan door ons worden aangepast. Het aangepaste privacybeleid geldt vanaf de datum van publicatie op de website van Rotterdam Topsport.